「2時間も3時間も議論したのに、次の会議で結局あれ何が決まったんでしたっけ、と最初から確認しなおす——」

会議のたびにこの感覚があるなら、それは議事録の書き方や議論の整理の仕方そのものを見直すサインかもしれません。

ワードで長く書かれた議事録は、読み手の負担が大きく、共有しても内容が伝わりにくい。アイデアが言葉だけでは伝わらず、会議で出ては消えていく。会議の質を高めるには、議論を「言葉」だけで進めるのではなく「絵」で揃える発想が必要でした。

この記事でわかること

一般社団法人ナノテクノロジービジネス推進協議会（以下、NBCI）で事務局を担当されている吉原様が実践している、AIを使った2つの会議改革——議論中の即時図解化（プロトタイプ型議論）と、議事録の1枚インフォグラフィック化——の事例を紹介。3STEPで進める実践方法と、共通する「絵で揃える」という発想を解説します。

• 議論中にAIで即時に図解を出す「プロトタイプ型議論」のやり方
• 議事録を1枚のインフォグラフィックで残す方法
• 議論内容のテキスト化→図解化→運用組込の3STEP

こんな経験はありませんか？

• 議論したのに、次の会議で同じ話を蒸し返している
• ワードで書いた議事録が、共有しても読み手に届かない
• 言葉だけではうまく伝わらないアイデアが、会議で出ては消えていく

会議が業務の中心にある組織ほど、この「議論したのに残らない」感覚はつきまといます。

この記事では、NBCIで事務局を担当されている吉原様が実践している、AIを使った2つの会議改革の事例を紹介します。

Before / After

Before（AI活用前の会議運用）

議論は言葉だけで進める →認識のズレに気づくのが、次の会議になってから →会議のアウトプットは事後にまとめる議事録、ワード文章で長く書く →共有しても読み手に届きにくく、形骸化していく

「議論はしたけれど、何が残っているのかわかりにくい」状態でした。

After（Stella AI for Biz活用後）

議論内容をテキスト化してAIに渡す →数分で図解・インフォグラフィックが出てくる →「叩き台」「議事録」とラベリングして運用に組み込む →認識が即座に揃い、議事録も伝わるものに変わった

活用している業務の全体像

吉原様は、メール作成・資料作成・調査・議事録・アンケート設計・KPIロードマップなど、複数の業務でStella AI for Bizを活用しています。そのなかで吉原様自身が「会議のやり方が変わった」と話していたのが、今回紹介する議事録・要点まとめ周辺の使い方でした。

実践STEP：議論の視覚化を、3ステップで紹介

この使い方には2つの活用パターンがあります。

• ひとつめは、議論中の即時図解（プロトタイプ型議論）
• ふたつめは、議事録の1枚インフォグラフィック化

両方とも「議論内容をテキスト化→AIで図解化→ラベリングして運用組込」という同じ3STEPで動きます。

STEP1｜議論内容をAIに渡してテキスト化する

最初のSTEPは、議論の中身をAIに渡せる形にすることです。

会議中であれば、ホワイトボードに書いた内容や、PowerPointに打ち込んだ議論メモをテキスト化します。会議後の議事録であれば、文字起こし結果や手書きのメモをテキストに整えます。

ホワイトボードみたいにやっているんですけど、それをすぐに画像変換、つまりインフォグラフィックする。

ポイントは、「会議の途中」でも「会議の後」でも、入口は同じということです。テキスト化さえできれば、次のSTEPに進めます。

ここがポイント

テキスト化の精度は、最初から完璧を目指す必要はありません。論点・課題・結論・アクションが拾えていれば十分です。「議論の中身が文字になっている」状態を素早く作ることだけ意識します。

STEP2｜構造を指定してインフォグラフィック化させる

テキスト化した議論内容を、AIに渡して図解・インフォグラフィックに変換します。

ここで重要なのは、用途に応じて構造の指定の仕方を変えることです。

議事録として残す場合は、構造を明確にして依頼します。吉原様は次のような構成で1枚にしています。

• 要約：何月何日、誰が参加、会議目的、結論、アクション
• 左側：何が課題だったのか、何が目的だったのか
• 右側：結論、アクション

文字で読むのと、四角で組むのも全然違う。新しい議事録の形になるなと。

▼ 依頼文例（議事録用）

以下の会議メモを、1枚のインフォグラフィックとして整理してください。

# 構成

- 上部：会議の要約（日付、参加者、会議目的、結論、主要アクション）
- 左側：何が課題だったのか、何が目的だったのか
- 右側：結論、アクション一覧

# 会議メモ

{議論内容のテキスト}

会議中の即時図解の場合は、構造化までは求めず、「議論の流れを視覚的にまとめてください」と依頼するだけで叩き台が出てきます。

ここがポイント

図解の用途で、依頼の仕方が変わります。議事録用なら「構造を指定して」依頼する（要約＋課題＋目的＋結論＋アクションの4区画など）。叩き台用なら「議論の流れをそのまま絵に」依頼する（構造を縛らない）。用途に応じて型を変えることが、定着の近道になります。

STEP3｜用途別にラベリングして、運用に組み込む

出てきた図解は、どう位置づけて使うかで、会議でのアウトプットの価値が決まります。

ラベリング（＝呼び名と位置づけ）を組織内で統一し、運用パターンとして組み込むことで、再現性のある使い方になります。

ラベリングは、出すタイミングで2つに分けます。

会議中に出した図解は、「叩き台」と呼ぶ。

2時間くらいかけていると休憩したりしますよね、10分くらい。10分休憩中に、今までのまとめが、インフォグラフィックスでできてる。

休憩10分で、その時点までの議論のまとめが視覚的にできあがる。会議再開後は、その絵を起点に「ここはこうだよね」と議論が進みます。「叩き台」というラベルがついた瞬間、関係者は「これを修正する前提」で議論に入ります。展示会の新企画のような、絵で見せないと伝わらないアイデアにも効きます。

会議後に出した図解は、「インフォグラフィック議事録」と呼ぶ。

通常の議事録はワード文章で長く書かれます。それを構造化された1枚に置き換えるだけで、伝わりにくかった議事録が伝わる議事録に変わります。「議事録」というラベルがついた瞬間、関係者は「これを共有する前提」で受け取ります。

ここがポイント

同じAIの出力でも、「叩き台」と呼ぶか「議事録」と呼ぶかで、関係者の受け取り方が変わります。ラベリングを組織内で統一して運用に組み込むことが、定着の決め手になります。

得られた成果

3STEPを実践することで、会議運用には次の変化が生まれました。

① 会議中の認識ズレが、即座に解消されるようになった

今までの議論のまとめを即座に整理して、みんなの認識レベル感を即座に統一する。

休憩10分で、議論の途中段階を視覚化できる。再開後の議論が、絵を起点に進むようになる。これにより、会議内で認識合わせのために何度も立ち戻る時間が減りました。

② 議事録の形そのものが変わった

普通の議事録は文章をワードでバーっと出してくる。それを一枚のインフォグラフィックスにする。新しい議事録の形になるなと。

文字を読む議事録から、構造を見る議事録へ。読み手の負担が減り、共有後も内容が伝わりやすくなりました。

③ アイデア出しの幅が広がった

絵で見せないと伝わらない構想（展示会案・新企画など）も、AIで画像化して関係者に見せられるようになりました。「下手な絵しか描けないから諦めていた」アイデアが、会議で形になります。

NBCI　吉原様の声

「今までの議論のまとめを即座に整理して、みんなの認識レベル感を即座に統一する。視覚的かつ絵で描いて。絵で描かないとわからないし、しかも絵なんて下手で描けないし、すぐにできないけれど、今のはパッと数分で作ってくるんで、だからまずこれでどうだ、これで叩きにいくぞっていう。

普通の議事録は文章をワードでバーっと出てくる。それを、一枚のインフォグラフィックスにする。文字で読むのと、図解で読むのも全然違う。新しい議事録の形になるなと。

会議のやり方が変わった。みんなで変えたいよね。」

会議のやり方そのものが変わった、という評価です。

応用・発展ヒント

この使い方は、会議が業務の中心にある現場ほど効きます。

① 議論のテキスト化を、まず1回試す

入口は何でもよいので、まず1回ホワイトボードや議論メモをAIに渡してみる。出てきた絵を見るだけで、「これは使える」という実感が得られます。

② 議事録の構造を、組織内で決めておく

要約＋課題＋目的＋結論＋アクションの4区画など、議事録の型を一つ決めることで、誰が議事録を作っても同じ形式になります。型ができれば、テンプレ化も簡単です。

③ 「叩き台」と「議事録」を呼び分ける

会議中なら叩き台、会議後なら議事録。ラベルを変えるだけで使われ方が変わります。同じツールでも、位置づけの言語化が定着には効きます。

まとめ

会議のやり方を変えるのは、難しい組織変革ではありません。

• 議論内容をテキストでAIに渡す
• 構造を指定してインフォグラフィック化させる
• 用途別にラベリングして、運用に組み込む

この3STEPで、認識ズレが頻発する会議も、伝わりにくい議事録も、変わっていきます。

「議論したのに残らない」と感じている方は、明日の会議から、まずホワイトボードの内容を一度AIに渡してみることから始めてみてください。出てきた絵を見るだけで、会議の質を高める手応えが得られるはずです。

この記事で紹介した仕組みは、Stella AI for Bizを活用して実現しています。