「グループディスカッションのチーム分けに、気づけば数十分が過ぎていた——」
就活生のグループディスカッションや選考ワークショップでは、参加者の属性バランスを考慮しながらチームを編成する必要があります。一見シンプルに見えて、手作業で行うと意外と時間がかかる作業です。
この記事でわかること
ExcelをAIに渡して条件を伝えるだけで、バランスの取れたグループ分けが自動完成
- 就活生の情報一覧をアップロードしてグルーピング条件を指定するプロンプト
- 結果を確認しながら条件を追加・修正して再生成する手順
こんな経験はありませんか？
- 就活生が増えるほど、グループのバランス調整に時間がかかる
- 本業と並行してリクルーター業務を担当しており、稼働が逼迫しがち
- グループディスカッションのたびに同じ振り分け作業が発生している
この記事では、就活生情報のExcelをAIに読み込ませるだけで、グループ分けを自動化したStella AI for Biz実践例を紹介します。
Before / After
従来、就活生のグループ分けは「就活生の情報をExcelなどで一覧化し、それらを参照しながら興味関心・専攻・志望職種のバランスを考えて手作業で振り分ける」のが当たり前でした。グループディスカッションや選考ワークショップのたびに同じ作業が発生し、参加者が増えるほど負担も大きくなっていました。
Before（従来の業務フロー）
就活生の情報をExcelで管理 →興味関心・専攻・志望職種などの項目を1人ずつ確認 →バランスを考えながら手作業でグループ分け
グループディスカッションや選考ワークショップのたびに同じ作業を繰り返すため、稼働が逼迫してしまう
After（AI導入後）
就活生の情報一覧（Excel形式）をAIに読み込ませる →興味関心・専攻・志望職種などの項目をもとに自動でグルーピング
これまで手作業で行っていたグループ分けが自動化され、担当者は本来の採用業務に集中できるようになった
Excelファイルを渡して条件を伝えるだけで、バランスの取れたグループ分けが完成します。
実践STEP：2ステップでグループ分けを自動化
STEP1｜就活生の情報一覧を読み込ませ、グルーピング条件を指定する
就活生の情報が入ったExcelファイルをそのままAIにアップロードし、どのような条件でグループ分けしたいかを伝えます。
※就活生の名前等の個人情報の扱いには十分ご注意ください。
▼ プロンプト例
添付のExcelファイルに記載された就活生の情報をもとに、
グループディスカッション用のチーム編成を行ってください。
# グループディスカッションの目的
- 就活生同士が異なる視点や専門性を持ち寄り、多様な意見が生まれるチームを作ること
- 特定の属性や考え方に偏らず、活発な議論が生まれる環境を整えること
# グループ編成条件
- 1グループ4〜5名で構成すること
- 学部・専攻・志望職種が各グループに偏らないよう、バランスよく配置すること
- 興味関心が異なるメンバーが混在するよう考慮すること
# 出力形式
- グループ番号ごとに一覧を表形式で出力すること
- 各グループに「編成の意図」を1〜2行で添えること
- 編成後に全体のバランスに関するコメントを記載することここがポイント
グループの人数・バランスの取り方・避けたい偏りなど、条件を具体的に伝えることで、手作業では時間がかかっていた振り分け作業が一瞬で完了します。グループディスカッションの目的に合わせて条件を変えるだけで、さまざまな編成パターンにも即座に対応できます。
STEP2｜結果を確認し、条件を調整して再生成する
出力されたグループ分けの結果を確認し、「このグループは理系専攻に偏っている」「このメンバーは別のグループにしたい」といった調整がある場合は、そのままAIに追加指示を出して再生成します。
▼ プロンプト例
グループBに同じ志望業種の学生が集中しています。
志望業種のバランスが各グループで均等になるよう、再度グループ分けをしてください。ここがポイント
手作業の場合、条件を変えて組み直すたびに最初からやり直しが必要でした。AIなら追加指示を出すだけで即座に再生成できるため、「やっぱりこの条件も加えたい」という微調整も手間なく対応できます。選考のたびに参加者が変わっても、同じ手順でスムーズに対応できます。
得られた成果
手作業で行っていたグループ分けが自動化され、担当者の稼働が大幅に削減されました。グループディスカッションや選考ワークショップのたびに発生していた業務をAIが担うことで、候補者との関係構築やディスカッション内容の設計など本質的な採用活動に時間を使えるようになっています。
「振り分ける作業」ではなく、「候補者を知る」という採用の本質に時間を使えるようになった
担当者の声
「弊社では本業と並行してリクルーター業務を実施しているケースがあります。就活生の情報の扱いには十分注意が必要ですが、グループ分け作業を自動化できること、さまざまな条件に合わせてグループ分けができることは非常に良いと感じています。今回の事例は就活生対象でしたが、内定者懇親会のグループ分けなどにも幅広く展開できると考えています。」
応用・発展ヒント
今回の活用法は、採用活動以外にもさまざまな業務に応用できます。
① 説明会・懇親会など選考以外のイベントにも展開する
会社説明会のグループ質問セッションや社内研修のテーブル割り当てにも同じアプローチが使えます。参加者の属性や職種に合わせた編成を自動化することで、イベント準備全体の効率が上がります。
② プロジェクトチームの編成・人員配置の検討に活用する
部署をまたいだプロジェクトチームを組む際、メンバーのスキル・経験・専門分野のバランスを考慮した人員配置の検討に応用できます。「誰と誰を組み合わせるべきか」という判断の叩き台をAIに作らせることで、検討にかかる時間を大幅に短縮できます。
まとめ
グループディスカッションや選考ワークショップのチーム分けは、参加者の属性バランスを考慮しながら手作業で行うと、見えにくい負担になりがちです。ExcelをAIに読み込ませて条件を伝えるだけで、手作業だったグループ分けが自動化され、本来の採用活動に集中できます。
まずは次回の選考イベントで、ExcelファイルをAIに渡すところから試してみてください。事務作業の手間がぐっと軽くなる体験が、採用業務全体を変えるきっかけになります。
この記事で紹介した仕組みは、Stella AI for Bizを活用して実現しています。
